1. Anlegen der Seite im Seitenbaum

Auf der WIWI-Hauptseite wird im Bereich Studium und Lehre für den Studiengang eine Seite für das Bewerbungsformular angelegt. Diese wird nach dem Schema „Bewerbungsformular M.Sc. GÖMIK“ benannt und liegt direkt unterhalb der Studiengangsnavigation, oder falls eine Seite „Bewerbung“ existiert unterhalb dieser. Diese Seite sollte eingeblendet sein, aber „im Menü verbergen“ aktiv haben, damit man eine Vorschau der Seite ansehen kann.

Unter dieser neuen Seite wird eine weitere Unterseite „Masterbewerbungen“ vom Typ „Sysfolder“ angelegt.

2. Einrichtung des geschützten Dateibereichs

Im Modul „Dateiliste“ ist unterhalb des Pfades fileadmin/fileupload/geschuetzt/ ein neuer Ordner anzulegen, bspw. mit dem Namen „MasterBewerbungGOEMIK“ (keine Sonderzeichen oder Leerzeichen verwenden).

3. Anlegen eines Erweiterungstemplates

Auf der Seite Bewerbungsformular aus Schritt 1 wird nun ein Erweiterungstemplate angelegt, dafür links das Modul Template auswählen im Seitenbaum die Seite und rechts oben im Auswahl-Menü "Konstanten-Editor":

Für dieses wird in der Kategorie UDE-CI-Functions die Werte für den Upload-Folder auf den gerade eingerichteten Ordner gesetzt.

4. Einrichtung der Verzeichnisfreigabe

Im Modul „Liste“ ist der Wurzelpunkt auszuwählen („WIWI chairT3 System“). Dort wird ein neuer Datensatz vom Typ „Verzeichnisfreigabe“ angelegt. Dieser heißt wie der Ordner mit zusätzlichen Suffix „-Files“, also bspw. „MasterBewerbungGOEMIK-Files“. Man muss diese Verzeichnisfreigabe einmal Zwischenspeichern, bevor die Ordner zum auswählen verfügbar sind.

5. Anlegen der Benutzergruppe

Im Modul „Liste“ ist der Wurzelpunkt auszuwählen („WIWI chairT3 System“). Dort wird ein neuer Datensatz vom Typ „Backend-Benutzergruppe“ angelegt. Der Gruppenname wird nach dem Schema „WIWI-MA-BEW-GÖMIK“ gewählt (dadurch dass die Auswahlfelder sehr schmal sind, ist diese Abkürzung vorzuziehen). Im Feld Beschreibung wird der Hinweis „Zu jedem Zeitpunkt hat diese Gruppe nur einen Benutzer als Mitglied“ hinterlegt. Im Feld „Einstellungen von Gruppen übernehmen“ ist „01_BE_pagerights_modulerights“ sowie „14_ext_powermail_readonly“ zu wählen.

Im Karteireiter „Freigaben und Arbeitsumgebungen“ kann bei Datenbankfreigaben die Seite aus Schritt 1 und bei Verzeichnisfreigaben die Freigabe aus Schritt 3 ausgewählt werden.

7. Erstellung eines Textelements mit zeitlicher Beschränkung

Auf der Seite aus Schritt 1 wird nun ein Textelement angelegt. Überschrift nach dem Schema „Masterbewerbungsformular M.Sc. GÖMIK“ und Text:

Der Bewerbungszeitraum hat noch nicht begonnen. Bitte besuchen Sie diese Seite in den Zeiträumen 
vom 01. Juni bis 15. Juli 
sowie 
vom 01. Dezember bis 15. Januar.

Im Karteireiter Zugriff wird dann ein Ablaufdatum angegeben damit das Element automatisiert ausgeblendet wird, je nach aktuellem Datum entsprechend der 30. November oder 31. Mai, jeweils 23:59 Uhr.

8. Ersteinrichtung des Formulars

Darunter wird dann das Formular selbst angelegt, dafür ein neues Textelement mit der Überschrift „Antragsformular für den Masterstudiengang“ anlegen und zunächst den Typ auf „Plug-In einfügen“ und dann im Karteireiter „Plug-In“ die Variante „Powermail“ auswählen. Unter „Erweiterungsoptionen“ im Bereich „Powermail Formular wählen“ wird dann über den +Button ein neues Formular angelegt.

Der Title soll nach dem Schema „masterbewerbung-goemik“ gewählt werden.  Mit Speichern-und-Schließen gelangt man in die vorige Ansicht, in der man unten bei „Wo sollen die Mails gespeichert werden“ dann den Ordner „Masterbewerbungen“ (die Unterseite aus Schritt 1) auswählt.

Nun wird ein Formular mit den Basisdaten Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse angelegt, um die Konfiguration abzuschließen. Dazu zunächst eine neue Formular-Seite („Pages“) anlegen mit dem Namen „Persönliche Daten“. 

Feld: Kennziffer der Bewerbung thismailid

Ein Feld vom Typ "Hidden" anlegen mit der Bezeichnung "thismailid".

Feld: Anrede

In dieser dann ein Feld „Anrede“ vom Typ „Selectfield“ mit den Optionen (eine pro Zeile) „Frau, Herr, keine Angabe“. Im Karteireiter „Extended“ prüfen, ob unter „Variables“ {anrede} vermerkt ist, sonst mit der Option „Add my own Variable Name“ entsprechend überschreiben.

Feld: Vorname

Danach ein Feld „Vorname“ anlegen, vom Typ „Textfield (input)“. Hier zusätzlich die Option „This field contains the Name of the sender“ auswählen, sowie unter Extended auswählen, dass dieses ein Pflichtfeld ist per „Mandatory Field“. Auch hier überprüfen ob der Variablenname korrekt gesetzt ist.

Feld: Nachname

Analog wird ein Feld „Nachname“ erstellt.

Feld: E-Mail-Adresse

Danach ein Feld „E-Mail-Adresse“ nach ähnlichem Schema, nur das hier die Option „This field contains the Email of the sender“ gewählt wird.

Weitere Seiten

Danach werden zwei Feld-Lose Formularseiten mit den Titeln „Hochschulausbildung, Erststudium (als Voraussetzung für Masterzulassung)“ und „Uploads“ angelegt.

Zuletzt wird eine Formularseite „Abschließende Erklärungen & Absenden“ angelegt.

In dieser wird ein Element „Show some Text“ mit dem Inhalt „Abschließende Erklärungen“ eingefügt. Danach ein Pflicht-Feld vom Typ „Checkboxes“ angelegt mit dem Titel „Zustimmung postalisches Einreichen“ und dem Wert „Ich bestätige, dass ich den Antrag auf Zulassung der nach dem Absenden dieses Formulars per E-Mail zugestellt wird, sowie die darin genannten zusätzlichen Unterlagen noch fristgerecht per Post versenden werde.“

Danach ein Pflicht-Feld mit dem Titel „Zustimmung Speicherung“ und dem Wert „Ich bin damit einverstanden, dass die in diesem Fragebogen erhobenen persönlichen Daten für das Bewerbungsverfahren des Master-Studiengangs elektronisch übertragen und vorübergehend gespeichert werden. Nach Beendigung des Verfahrens werden die Daten gelöscht bzw. im Falle einer Studienplatzzusage in die Studierendenverwaltung übernommen.“

Danach wird ein Feld vom Typ „Submit“ mit dem Titel „Absenden“ eingefügt.

(Anmerkung: auf keinen Fall wird ein Feld „Reset Form“ eingefügt).

Ergebnis:

Das fertige Formular sollte etwa wie folgt aussehen und beim unausgefüllten Klick auf Absenden alle Felder außer der Anrede rot einfärben, da dies Pflichtfelder sind.