Powermail: Formular-Limits - Begrenzte Plätze mit Anmeldung
Maximale Formularübermittlungen mit optionaler Warteliste
Wie kann man für ein Formular eine Teilnehmer*innen-Begrenzung anlegen
Für Registrierung mit begrenzten Plätzen (etwa bezogen auf Raumgröße) lassen sich die Powermail-Formulare nun mit Limits versehen.
Dazu können Sie im Formular drei Werte setzen:
- das Limit selbst, also bspw. die 40 Plätze die der Raum hat
- ob eine Warteliste aktiviert werden soll, also nach den 40 Anmeldungen zusätzliche Anmeldungen möglich sein sollen
- ob die aktuelle Kapazität angezeigt werden soll, "ausreichend Plätze verfügbar" bei geringer Belegung, "noch Plätze verfügbar" ab 60% Belegung und "Warnung! Nur noch wenige Plätze verfügbar" ab 90% Belegung.
Das Formular wird
- für den Fall, dass es keine Warteliste gibt, automatisch gesperrt wenn das Limit erreicht ist.
- für den Fall, dass es eine Warteliste gibt, mit einem entsprechenden Hinweis, dass es nur eine Warteliste für Nachrücker*innen ist versehen und auch alle Bestätigungsmails erhalten den Hinweis zur Warteliste.
Sobald das Limit erreicht ist, erhalten Formularanbieter eine zusätzliche Mail.
Sobald das Limit erreicht ist, sollten Sie, wenn es eine Warteliste gibt, keine Mail-Datensätze im Backend-Modul Powermail mehr ausblenden oder löschen, damit nicht aus Versehen späte Registrierungen einen gültigen Platz bekommen.
Das "Nachrücken" erfolgt am besten im Nachhinein, basierend auf einem Excel-Export. Bitte beachten Sie, die Nachrücker entsprechend zu informieren, das übernimmt das System nicht.
Prüfung aller Optionen
Zunächst testen!
Bitte testen Sie zunächst alle Funktionen selbst, etwa indem Sie ein Limit von 3 Formularübermittlungen angeben. Prüfen Sie nicht nur die versendeten Mails (pro Anmeldung an Betreiber, Besucher und bei Erreichen des Limits), sondern insb. auch den Export. Achten Sie auf das zusätzliche Feld zum Status (Platz zugeordnet vs. Warteliste).
Vorschau von zusätzlichen Meldungen bei Eintragung und Antwortmail
