Dieses System soll die Bewerbungsformulare für die Studieninteressierten bereitstellen und damit die für den Bewerbungsprozess notwendigen Unterlagen sammeln. In diesem Sinne gibt es drei Phasen für den Bewerbungsprozess

1. Vor der Bewerbungsphase
2. Während der Bewerbungsphase
3. Nach der Bewerbungsphase

Die oder der Prozessverantwortliche hat einen personenbezogenen Account (bspw. nach dem Schema "Vorname.Nachname") für dieses System, dessen Zugangsdaten nur sie oder er kennt. Mit diesem Account, können die Bewerberdaten abgerufen und Anpassungen an den Bewerbungsformularen vorgenommen werden.

Im Falle einer Bewerbung durch Studieninteressierte wird eine Kopie der Bewerbung per E-Mail an die oder den Prozessverantwortlichen geschickt. Es ist möglich, statt des persönlichen Postfachs ein zentrales Bewerber-Postfach zu nehmen, sofern sichergestellt ist, das gegenwärtig und zukünftig nur die jeweiligen Prozessverantwortlichen oder zukünftige Prozessverantwortliche Zugriff auf dieses Postfach hat.

Es muss zu jedem Zeitpunkt sichergestellt werden, dass nicht nur Externe, sondern jeder unbeteiligter Dritte (insbesondere studentischen Hilfskräfte) keinen Zugriff auf Bewerberunterlagen erhalten. Dabei ist zu beachten, dass die Bewerberunterlagen in Form von E-Mails, als Datensätze hier im System und als Papier per Briefpost und in Aktenordnern vorliegen können und das für alle Varianten gilt.

Während der Bewerbungsphase erhält der Prozessmitarbeiter für jede Bewerbung eine E-Mail-Bestätigung.

Die Bewerbungen werden zusätzlich in einem Unterordner "Masterbewerbungen" festgehalten und sind dort über das Modul "Powermail" abrufbar:

Dort können bspw. die eigenen Testbewerbungen gelöscht und doppelte Bewerbungen von Studieninteressierten ausgeblendet werden (um zu vermeiden, dass man am Ende eine unvollständige Dublette übrig hat, ist ausblenden besser als löschen).

Wenn man einen Eintrag in der Liste aufklappt, sieht man alle Details und auch die Dateinamen der hochgeladenen Dokumente. Die Links auf diese Dateien führen aus Sicherheitsgründen aktuell ins Leere. Man kann die Dateien aber manuell über das Modul "Dateiliste" anwählen.

Zu jedem Zeitpunkt kann in diesem Modul ein Excel-Export gemacht werden.

Dafür ist im Bereich "Erweiterte Suche" die Option "Verborgene E-Mails" auf "Zeige nur aktivierte E-Mails" zu setzen und dann mit "Filter Liste" zu bestätigen.

Danach kann im Bereich "Erweiterte Export-Einstellungen" von rechts unter "Verfügbare Spalten" das Feld UID nach links oben gezogen werden.

Wenn man den Export dann über das Excel-Icon erstellt, kommt es beim Öffnen der Datei zu einer Fehlermeldung:

Das ist nur eine Warnmeldung, die Inhalte sind intakt. Durch eine Abweichung der Export-Komponente vom neuen Excel-Datenformat lässt sich diese Meldung nicht verhindern, also einfach mit "Ja" bestätigen. Danach kann man die Datei unter einem neuem Namen speichern, wodurch die angeblichen Beschädigungen korrigiert werden.

Da dieses System einfacher zugänglich ist als bspw. ein zentraler Fileserver, sollen die Bewerberdaten nur so lang wie notwendig in diesem System gespeichert werden. Dementsprechend werden die heruntergeladenen Daten und Dateien auf Vollständigkeit geprüft wurden, und danach aus dem Bewerbungssystem gelöscht.

(Anleitung dazu FOLGT)

Bitte beachten Sie dass die Bewerbungsunterlagen auch nach Zusage/Absage aufgrund rechtlicher Vorgaben (bspw. der Möglichkeit eines Einspruchs) vorgehalten werden müssen. Bitte stimmen Sie Art der Vorhaltung (also bspw das Format Excel+PDF vs Papier sowie den Ort) mit Belinda Tasche ab. Beachten Sie, dass auch diese Bewerberdaten langfristig gelöscht werden müssen (nach aktuellem Stand mutmaßlich nach 13 Monaten). Bevor Sie die endgültige Löschung vornehmen, holen Sie sich dafür die Erlaubnis von Belinda Tasche ab.